Jak powinno się przechowywać ważne dokumenty?

Prowadzenie firmy to ogromne wyzwanie, wymagające od przedsiębiorcy stosowania się do konkretnych zasad. Jedną z nich jest konieczność zadbania o odpowiednie przechowywanie najważniejszych dokumentów. Chodzi przede wszystkim o umowy, polisy, karty gwarancyjne, potwierdzenia sprzedaży, rejestry VAT, akta osobowe pracowników oraz wszelkie księgi podatkowe i rachunkowe. Kluczowe znaczenie ma ich umieszczenie w dobrze zabezpieczonym miejscu.

Pomieszczenie musi być suche

W sklepach można kupić specjalistyczne, pancerne szafy metalowe na dokumenty (zamykane na klucz lub zamek szyfrowy), które są wprost idealnym meblem do przechowywania wszelkich firmowych papierów, ponieważ doskonale chronią je przed zniszczeniem fizycznym oraz dostępem osób niepowołanych. Takie konstrukcje należy wstawić do odrębnego pomieszczenia, charakteryzującego się zarówno stosowną wilgotnością, jak i temperaturą. Dobrym pomysłem na zabezpieczenie dokumentacji jest również jej systematyczne przenoszenie na nośniki cyfrowe (archiwizacja), a także tworzenie tzw. kopii zapasowych.